Les lieux de réception

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Tout le monde vous le dira : trouver un lieu de réception est la première étape dans l’organisation d’un mariage. Pour avoir le choix, nous vous conseillons de vous y prendre au minimum un an à l’avance, surtout si vous vous mariez à la période de l’année la plus prisée.

Parmi les critères à prendre en compte pour choisir sa salle de réception : le budget, bien entendu, mais également sa situation géographique, sa capacité d’accueil et ses services (possibilité d’hébergement, infrastructures…). Prenez le temps de visiter les lieux et de visiter deux ou trois salles pour avoir des points de comparaison.

Vous êtes à la recherche d'un lieu de réception pour célébrer votre mariage en province de Liège, dans le Hainaut, en province de Namur ou de Luxembourg, à Bruxelles ou dans le Brabant wallon ? Ou encore au Grand-Duché de Luxembourg ? Consultez Location de lieux de réception qui proposent salles, château, restaurants, lieux insolites... à la location. 

Il faut également que le lieu corresponde à votre rêve et s’intègre à votre concept de mariage : château, ferme, grange, hôtel, auberge de charme, musée, théâtre, restaurant privatisé pour l’occasion… tout est possible.

Fiez-vous à votre première impression mais attention à l’effet coup de cœur. Au risque de se laisser aveugler par la beauté du lieu ou par son côté tendance. Certes, l’examen peut prendre un certain temps, mais passez tous les détails pratiques au peigne fin. Certains éléments en apparence secondaires peuvent se révéler problématiques le Jour J : la présence d’escaliers par exemple, peu pratiques pour les personnes plus âgées ou à mobilité réduite (même si la mise aux normes est obligatoire), voire dangereux si vous attendez beaucoup d’invités avec des petits enfants. Un parking privé est toujours apprécié. Testez l’acoustique de la salle et ne la sous-estimez pas : vide, pendant la visite avec le propriétaire, rien ne peut vous laisser penser qu’en pleine soirée, les surfaces réfléchissantes vont amplifier la réverbération du son, et donc le brouhaha qui pourrait devenir gênant pour vos invités.

Le budget

Le budget pour la location de la salle sera certainement, avec celui du traiteur, le poste de dépenses le plus important de votre mariage. On estime généralement qu’il correspond à 50, voire 60% du budget total. Pour éviter les mauvaises surprises, comprenez bien ce que recouvre le tarif annoncé.

Les mois d’été sont les plus prisés, ainsi que le samedi. Sachez que certains lieux appliquent des tarifs réduits pour des mariages en automne ou en hiver, et en semaine.

Les questions à (se) poser : le tarif inclut-il la seule location des murs ? Le mobilier (table et chaises par exemple) est-il compris dans le prix à payer ? Le chauffage et l’électricité sont-ils compris ? Si le propriétaire impose sa liste de traiteurs mais que vous voulez absolument engager le vôtre, y a-t-il un droit de bouchon ? Le nettoyage d’après-événement est-il prévu dans le montant total ? S’il y a une limitation des heures d’accès, un supplément est-il prévu en cas de dépassement ? Certains lieux comptent également du personnel (au vestiaire, à l’accueil et au placement des invités), posez la question du coût.

Afin de maîtriser au mieux votre budget, informez-vous également sur les modalités et délai de paiement de la location. Informez-vous également des frais éventuels en cas d’annulation de l’événement.

Si, enfin, vous avez déniché le lieu de vos rêves, mettez une option dessus et demandez de combien de temps vous disposez pour confirmer. Ca vous laissera encore quelques jours pour visites les autres salles que vous aviez repérées.

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La capacité d'accueil et le nombre d'invités

Un bon point de départ pour commencer la sélection d’un lieu est de déterminer le nombre d’invités, ne fût-ce qu’une estimation. Nous serions tentés de vous conseiller de n’inviter que les personnes que vous avez envie de voir, non parce que vous y êtes obligés. Pas toujours facile : entre les invités obligatoires, ceux que vos parents vous demanderons d’inviter, alors que vous ne vous sentez pas proches d’eux,…  Selon que vous organisez un mariage intime ou que vous comptez inviter le ban et l’arrière ban, le nombre de convives influera le choix du lieu. Sachez toutefois que, bien décorée et judicieusement aménagée, une salle peut être conviviale même si elle est grande, pratique même si elle vous paraît étriquée.

La localisation des lieux de réception

Idéalement, la salle doit se trouver aux environs des lieux de cérémonie, inutile d’imposer un long trajet à vos invités. Optez pour une salle proche de votre domicile, de votre hôtel ou d’une chambre d'hôtes afin de faciliter votre retour et celui de vos invités. Si ceux-ci viennent de loin, un lieu facilement accessible qui combine réception et hébergement est une bonne option. Renseignez-vous alors sur les possibilités de brunch le lendemain des noces.

Selon la saison et si les infrastructures le permettent, vous apprécierez certainement de pouvoir accueillir tout le monde au jardin, sur la terrasse ou dans la cour intérieure. Pour pallier les caprices de la météo, soyez prudents et prévoyez tonnelles, tentes, voire chapiteaux. Par temps pluvieux, tout le monde est protégé et par grand soleil, il y a toujours moyen de se mettre à l’ombre.

Pour un événement plus original, il est possible de louer une espace de fête sur un bateau ou une péniche. Certains restent à quai, d’autres naviguent quelques heures, histoire d’apprécier le paysage illuminé de la ville.

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Un mariage en plein air

Peut-être envisagez-vous d’organiser tout ou certains moments du mariage (cérémonie, vin d’honneur,…) à l’extérieur. Avec un parc, une belle terrasse, un jardin, une cour intérieure… c’est tentant. Néanmoins, ne prenez pas de risque : l’été, sous nos latitudes, n’est pas garantie de beau temps. Pensez aussi qu’un soleil de plomb et une chaleur accablante peuvent décourager les invités de sortir. Si le lieu que vous avez choisi ne les propose pas, adressez-vous à un loueur de tentes ou de chapiteaux. De la simple tonnelle à la tente berbère, il y a de nombreuses possibilités pour profiter de l’extérieur.

S’il y a des enfants parmi les invités, un jardin, une cour, une plaine de jeux sécurisée à l’écart du trafic constituent assurément un plus. A défaut, il vous sera toujours possible de louer des équipements : châteaux gonflables, jeux d’extérieur…

Un mariage à l'intérieur

Que choisir ? Une salle dans une structure bien définie, fonctionnelle et pratique pour tous, plusieurs salles communicantes ou non, modulables dans un même endroit ou bien encore tout un domaine avec jardin, dépendances, chambres, plaine de jeux rien que pour vous ? Pensez budget, nombre d’invités mais aussi cuisine équipée pour le traiteur, espace pour le dance floor et le DJ, bar pour l’apéro ou les boissons tout au long de la soirée, espace de jeux ou de repos pour les enfants, espace lounge pour se reposer un moment pendant cette longue journée, et aussi vestiaire pour vous changer ou faire une retouche maquillage par exemple.

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La configuration

La règle d’or est que les invités ne soient pas trop éloignés l’un de l’autre au risque que l’ambiance manque de chaleur, ni trop serrés, ils se sentiront alors mal à l’aise. 

Généralement, pour un dîner assis, le calcul à faire est celui d’un invité pour un mètre carré. Pour un réception debout, comptez un mètre carré pour deux personnes. Gardez toutefois à l’esprit que la mise en place des tables peut changer la donne. Sachez aussi que les loueurs ont parfois tendance à surestimer la capacité d’accueil, car ils ne décomptent pas de la surface totale la piste de danse ou la place des buffets, par exemple. Soyez vigilants et posez la question des différentes configurations possibles.

Selon la salle, vous pouvez placer les tables en U, en T mais aussi en peigne, à la manière royale, en carré, ambassadeur, autour d’une grande table ovale ou ronde ou bien encore craquer pour la disposition en chevron avec la table d’honneur au centre et plusieurs autres en biais à l’avant ou plein de tables rondes dont une centrale pour les mariés. Chaque disposition a ses avantages et ses inconvénients.

En U

Il faut pour se faire trois grandes tables dont celle d’honneur au centre. Si vous n’êtes pas nombreux et que l’espace est restreint, cet agencement est intéressant mais sachez que certains invités tourneront le dos à d’autres.

En T

Cette formule peut paraître originale mais elle n’est pas pratique ni conviviale.

En peigne

Si vous avez invité du monde et que la salle est relativement petite, cette disposition est avantageuse : la table d’honneur est à la tête et quatre tables en moyenne sont disposées perpendiculairement à celle des mariés mais sans pour autant la toucher.

Royale

Les tables forment un rectangle ou un carré mais personne ne se trouve au centre. Là aussi, le nombre d’invités est limité mais l’effet est somptueux. Tout le monde se voit mais parfois les distances sont énormes !

Ambassadeur

Quand il s’agit d’un dîner entre proches, une grande tablée ovale favorise la convivialité. La table peut également être ronde. Tout est une question de salle et de disponibilité.

En chevron

Le couloir central qui se fait naturellement aux centres des tables est intéressant pour le passage du traiteur mais aussi pour l’aller et venue des convives, dans le cas d’un buffet par exemple.

Un ensemble de tables rondes

Cette mise en place est souvent utilisée car elle est conviviale, dynamique et pratique. Elle permet de circuler aisément, dans le cadre d’un buffet et peut s’étendre à l’infini, si le nombre d’invités est important. Le défi sera pour vous d’établir un plan de table stratégique pour susciter des rencontres intéressantes tout en évitant les frictions.

Pensez également à afficher un plan de table à l’entrée de la salle avec la liste des invités.

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Le plan de table

Aaaah, le plan de table ! C’est la bête noire de tous les futurs mariés dans l’organisation de leur événement. Qui placer avec qui ? Comment caser une quinzaine d’amis qui voudront rester ensemble alors que les tables sont prévues pour 10 personnes ? Un mariage est par nature intergénérationnel, où installer les personnes plus âgées et les petits enfants ? Entre les invités qui n’ont toujours pas répondu à l’invitation, et ceux dont vous savez déjà qu’il est préférable de les installer le plus loin l’un de l’autre, vous allez certainement y passer beaucoup de temps et vous arracher quelques cheveux.

Retenez qu’un plan de table est rarement respecté à la lettre : il y a toujours des désistements de dernière minute, ou à l’inverse, des invités imprévus ou qui se décident au dernier moment.

Considérez chaque table dans l’espace total. Cela vous évitera de placer grand-mère à proximité des enceintes du DJ. Vous visualiserez plus facilement la table où installer les enfants, c’est-à-dire non loin de l’accès au jardin, pour ne pas qu’il traversent la salle intempestivement et déboulent dans les jambes des serveurs et des invités.

Plusieurs options sont possibles. La plus radicale mais la plus risquée : laissez les gens s’installer où ils veulent. Un risque à éviter : des groupes vont se former naturellement, parce qu’ils se connaissent déjà, mais cela laissera peu de chance aux personnes seules et aux timides de s’installer à leur table. Mixer les invités pour permettre les jolies rencontres, en tenant plus ou moins compte de leurs affinités si vous les connaissez, ou des générations. Placer les invités par familles. Plus compliqué mais original : imaginer un plan de table évolutif au fur et à mesure du déroulement du repas. Ce implique de pouvoir évoluer facilement entre les tables sans se gêner, sans entraver le travail du traiteur, et que chacun joue le jeu !

Quand la répartition est décidée, réfléchissez à une jolie manière de présenter le plan de table à l’entrée de la salle, afin que chacun trouve rapidement sa place. Vous pouvez également prévoir d’intégrer des marque-places et des menus à la décoration des tables.

L’étiquette voudrait qu’on alterne femme et homme, rien de vous empêche de casser les codes et de privilégier un bon emplacement qui convienne à chacun. Quant aux enfants, vous pouvez les rassembler à une même table, ils s’y amuseront davantage qu’entourés d’adultes. Vous pouvez demander à votre traiteur de prévoir un menu spécialement pour eux et faire appel aux services d’une baby-sitter. A la table d’honneur, vous installerez les mariés mais aussi les témoins, les amis intimes, les frères et les sœurs. Une autre table peut être présidée par les parents des mariés et leurs amis proches.

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Le traiteur, libre ou imposé ?

Dans certaines salles, vous serez obligés de choisir votre traiteur dans une liste imposée par le propriétaires des lieux, voire de faire appel au traiteur avec lequel il a conclu une exclusivité. Dans d’autres, vous serez libre de choisir le traiteur que vous souhaitez. Un traiteur imposé ou un traiteur qui connaît les lieux peut constituer un avantage : il connait les habitudes de l’endroit, les infrastructures, l’équipement de la cuisine, … et pourra même vous conseiller sur la disposition des tables… Dans le cas contraire, en bon professionnel, le traiteur saura s’adapter.

L’équipement des lieux de réception

Pendant vos recherches, posez également la question de l’équipement de la salle : certaines sont louées brutes, c’est-à-dire sans tables ni chaises. Au budget de la location, vous devrez alors ajouter celui de la location du matériel événementiel. D’autres ont déjà prévu au moins des tables, chaises, mange debout… voire la vaisselle, ou quelques éléments de décoration (chandeliers, vases…).  

Certaines salles bénéficient déjà d’une installation audio : votre DJ voudra certainement employer son propre matériel. Mais si le loueur vous propose les services de son animateur, n’écartez pas d’office sa proposition : renseignez-vous sur ses compétences, demandez-lui des références et vous pourrez faire votre choix en connaissance de cause. Certaines salles bénéficient d’écran, projecteur… et d’un accès wifi gratuit, plutôt appréciable à l’heure des réseaux sociaux.

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Les heures d'ouverture

Quand vous louez un endroit, assurez-vous des heures et des jours pendant lesquels il sera accessible pour vous et vos invités. Le traiteur, le décorateur, le DJ…  et autres prestataires doivent également y avoir accès à l’avance, souvent la veille l'événement pour installer, décorer, tester…. Et après l’événement, ils doivent pouvoir débarrasser les lieux de leur matériel.

Renseignez-vous également sur les limitations d’horaire pour la soirée ou sur les restrictions sonores : au milieu des champs, sans voisinage, il est probable que vous puissiez festoyer jusqu’aux petites heures. Dans un environnement urbain, il y a des règles plus strictes à respecter.

La décoration

Ce n’est pas fréquent, mais ça peut arriver : trouver un lieu tellement beau et magique, tellement chargé d’histoire, qu’il se suffit à lui-même. La décoration en deviendrait presque superflue. Dans la plupart des cas, la décoration de la salle transformera le plus banal espace en un lieu plein de charme.

De plus en plus de futurs mariés adoptent un thème pour leur mariage. Un fil conducteur qui permettra de personnaliser l’événement dans les moindres détails. Il est généralement déconseillé de s’y prendre trop longtemps à l’avance, au risque de changer d’avis en cours de route et de dépenser de l’argent pour rien. Les fleurs constituent généralement la base de la décoration d’un lieu de réception, ce qui représente un sacré budget. Pensez aussi aux guirlandes, fanions, pompons, photophores.

Pour identifier les points à décorer, commencer par vous mettre dans la peau d’un invité et reproduisez son parcours jusqu’à sa place. Dès qu’un invité arrive, pour qu’il se sente accueilli, il faut qu’il sache vers où se diriger. Prévoyez une jolie signalétique indiquant les différents lieux (réception, vin d’honneur, bar, …). Au dehors, pour marquer l’entrée de la salle, vous pouvez prévoir un ou des tapis. Quelques grosses bougies d’extérieur réchaufferont directement l’ambiance. Dès l’entrée, installer un tableau reprenant les différentes tables et le nom des personnes qui y seront installées. Chaque table sera soigneusement décorée : centres de table, chandeliers ou photophores, montages floraux… Nappage et vaisselle contribueront à l’atmosphère générale. Les chaises peuvent également être décorées : nœuds, fleurs, housses…

Et si le budget le permet, faites appel à un décorateur ou un wedding designer capable de créera un décor de rêve dans n’importe quel espace.

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Les alternatives

Vous êtes tiraillés entre l’envie d’un mariage traditionnel pour faire plaisir à votre famille et des noces singulières qui surprendront vos invités ? Pour satisfaire tout le monde, optez pour une réception à votre image dans un endroit moins conventionnel : une péniche pour un événement au fil de l’eau, un théâtre ou musée pour la touche culturelle, une ancienne gare, des serres,….

Vous préférez une ambiance unique, à la fois intime et rustique, tournée vers la nature qui vous entoure. L’option tentes, tonnelles ou chapiteaux s’impose. Si les loueurs proposent souvent des structures identiques, ce qui varient, c’est le matériel, l’originalité… et le service qui l’accompagne, comme le montage et le démontage. Réfléchissez également à la fonction de cette installation. Selon qu’elle ne sert que quelques heures pour que vos invités se retrouvent au jardin à l’occasion de l’apéritif, elle sera moins grande que s’il s’agit d’y dresser les tables, y organiser la soirée etc. Dans ce cas, il faudra également vous informer sur l’aménagement intérieur : plancher, éclairage, chauffage, drapé intérieur etc.

Il est souvent plus pratique et plus rapide en termes d’organisation de s’adresse à un loueur qui propose tout le matériel nécessaire, de la petite cuillère au chapiteau.

Une autre option si vous êtes réticents à louer une salle traditionnelle ou que vous attendez un nombre plus restreint d’invités est la privatisation d’un restaurant. Ce jour-là, tout l’espace vous est réservé et le chef ne cuisine que pour vous. Le tarif peut s’avérer avantageux dans la mesure où, puisque vous allez occuper le restaurant toute une journée et une soirée, le restaurateur ne demandera pas le prix de la location.

Pensez aux salles communales ou paroissiales. Bien décorées, elles s’avèrent idéales si votre budget est plus serré. Vérifiez l’équipement et l’aménagement avant de la booker, pour éviter de devoir compenser en louant vous-même le matériel festif nécessaire.

Pour donner un ton décalé à votre réception, vous pouvez également imaginer un repas itinérant : les convives passent d’un endroit à un autre au fil du dîner, voire passent d’une cuisine à une autre. L’entrée sera prise dans un premier lieu, le plat consistant dans un second et le dessert dans un dernier.

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